Przejdź do treści 
Dlaczego początek roku to najlepszy moment na zmianę biura rachunkowego?
Zmiana biura rachunkowego lub księgowego to decyzja, która może mieć ogromny wpływ na funkcjonowanie Twojej firmy. Nie zawsze łatwo podjąć taką decyzję, ale jeśli zastanawiasz się nad zmianą, początek roku jest idealnym momentem, by to zrobić. Dlaczego? Ważne jest, aby Twoja firma była obsługiwana przez profesjonalistów, którzy rozumieją Twoje potrzeby i mogą zapewnić Ci pełne wsparcie w zakresie księgowości.
1. Nowy rok, nowe możliwości
Na początku roku kalendarzowego rozpoczyna się nowy okres rozliczeniowy. Zmiana biura rachunkowego w tym czasie oznacza, że cała dokumentacja za poprzedni rok jest zamknięta w jednym miejscu, a nowy księgowy może zacząć pracę od „czystej kartki”. Unikniesz w ten sposób konieczności przekazywania bieżących spraw w trakcie ich realizacji, co często bywa kłopotliwe.
2. Mniej zamieszania w dokumentacji
Na początku roku firmy zamykają swoje księgi, sporządzają sprawozdania roczne i przygotowują deklaracje podatkowe. Przekazanie biura rachunkowego w tym momencie pozwala nowemu księgowemu na przejęcie dokumentacji od stycznia, unikając zamieszania związanego z przenoszeniem danych w środku roku.
3. Lepsza kontrola nad kosztami
Z początkiem roku możesz dokonać ponownej analizy kosztów związanych z obsługą księgową. Nowe biuro rachunkowe może zaoferować bardziej konkurencyjne warunki współpracy, co pozwoli Ci oszczędzić pieniądze.
Jak zmienić biuro rachunkowe? Szczegółowa instrukcja
Zmiana biura rachunkowego nie musi być skomplikowana, jeśli dobrze się do tego przygotujesz. Poniżej znajdziesz krok po kroku, jak przeprowadzić ten proces.
Krok 1: Przeanalizuj swoje potrzeby
Zanim zdecydujesz się na zmianę, zastanów się, czego oczekujesz od nowego biura rachunkowego. Czy zależy Ci na lepszej komunikacji, niższych kosztach, a może większej specjalizacji w Twojej branży? Określ swoje priorytety.
Krok 2: Znajdź nowe biuro rachunkowe
Rozpocznij poszukiwania nowego biura rachunkowego. Zwróć uwagę na opinie innych klientów, zakres oferowanych usług oraz cennik. Dobrze jest też porozmawiać z potencjalnym księgowym, aby omówić szczegóły współpracy.
Krok 3: Rozwiąż umowę z obecnym biurem
Sprawdź warunki wypowiedzenia w Twojej obecnej umowie z biurem rachunkowym. Pamiętaj, że okres wypowiedzenia może wynosić nawet kilka miesięcy. Poinformuj swoje biuro o planowanej zmianie i uzgodnij szczegóły przekazania dokumentacji.
Krok 4: Przygotuj dokumentację do przekazania
Zanim nowe biuro rachunkowe przejmie obsługę Twojej firmy, przygotuj komplet dokumentów. W skład takiego pakietu powinny wchodzić m.in.:
- księgi rachunkowe lub KPIR,
- ewidencja przychodów – w przypadku podatku ryczałtowego,
- rejestry VAT,
- deklaracje podatkowe za poprzednie lata,
- umowy z kontrahentami,
- dokumenty kadrowo-płacowe.
| dla Spółek | dla JDG |
|---|---|
| Zestawienie obrotów i sald na dzień poprzedzający przejęcie ksiąg | księgi rachunkowe lub KPIR |
| Lista nierozliczonych rozrachunków | ewidencja przychodów – w przypadku podatku ryczałtowego, |
| Plan kont | rejestry VAT, |
| ostatnia deklaracja VAT | wyliczone zaliczki na podatek dochodowy za bieżący rok |
| Zaliczki na CIT w danym roku | dokumenty kadrowo-płacowe. |
| Umowa spółki | |
| Polityka rachunkowości | |
| Dokumentacja kadrowa, jeżeli są osoby zatrudnione (akta osobowe + DRA) | |
| Pełnomocnictwa UPL-1 oraz ZUS PEL |
Krok 5: Podpisz umowę z nowym biurem
Przed podpisaniem umowy z nowym biurem rachunkowym dokładnie zapoznaj się z jej warunkami. Upewnij się, że obejmuje ona wszystkie usługi, których potrzebujesz, oraz określa zasady współpracy, w tym sposób komunikacji i terminy realizacji zadań.
Krok 6: Uzgodnij zasady współpracy
Omów szczegółowo z nowym biurem wszystkie kluczowe kwestie, takie jak terminy dostarczania dokumentów, sposób przekazywania informacji czy narzędzia wykorzystywane do komunikacji i obsługi księgowości.
Jak przygotować się do zmiany biura rachunkowego?
1. Upewnij się, że masz komplet dokumentów
Przed przekazaniem obsługi nowemu biuru rachunkowemu upewnij się, że posiadasz wszystkie wymagane dokumenty. Braki w dokumentacji mogą utrudnić płynne przejęcie obsługi.
2. Przygotuj się na możliwe pytania
Nowe biuro rachunkowe może zadawać szczegółowe pytania dotyczące dotychczasowej obsługi księgowości. Przygotuj się na udzielenie wyczerpujących odpowiedzi.
3. Zabezpiecz dostęp do systemów księgowych
Jeśli korzystałeś z systemów księgowych online, upewnij się, że masz do nich dostęp. Nowe biuro może potrzebować dostępu do tych systemów w celu sprawdzenia danych historycznych.
Podsumowanie
Zmiana biura rachunkowego na początku roku to najlepszy sposób na uproszczenie tego procesu. Dzięki temu możesz uniknąć zamieszania w dokumentacji, zapewnić płynne przejście obsługi księgowej i skupić się na rozwoju swojej firmy. Pamiętaj jednak, by dobrze przygotować się do zmiany i wybrać biuro rachunkowe, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
Skontaktuj się z nami!
Jeśli rozważasz zmianę biura rachunkowego, zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem. Oferujemy kompleksową obsługę księgową dopasowaną do indywidualnych potrzeb Twojej firmy. Zadbamy o płynne przejęcie dokumentacji, doradzimy w zakresie optymalizacji kosztów oraz zapewnimy wsparcie w bieżącej działalności.
Nasze doświadczenie i nowoczesne podejście do księgowości sprawią, że Twoja firma zyska stabilnego i godnego zaufania partnera. Skontaktuj się z nami, aby omówić szczegóły współpracy i uzyskać ofertę dostosowaną do Twoich potrzeb.
